home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The PC-SIG Library 10 / The PC-Sig Library - Shareware for the IBM PC and Compatibles (PC-SIG)(Tenth Edition Disks 1-2804)(1991).iso / PC_SIGCD / 09 / 8 / DISK0988.ZIP / READ.ME < prev    next >
Text File  |  1987-06-07  |  5KB  |  104 lines
  1.                    HOW TO USE THE ADDRESS PROGRAM
  2.                    ------------------------------
  3.     
  4.     Introduction :
  5.     --------------
  6.     Address is a database management program for IBM and IBM 
  7.     compatible computers that support PC\MS-DOS 2.0 and greater.
  8.     It allows you to keep track of your personal and business 
  9.     address and telephone lists with the minimum of effort.
  10.  
  11.     Before attempting to use this program you must make a working 
  12.     copy of this disc. With this disk in the A drive and a formatted 
  13.     disk in the B drive type "copy *.* B:". Remove the disk in the A 
  14.     drive and store in a safe place. Use the disk in the B drive as 
  15.     your working copy. If you have a hard disk copy the program 
  16.     files to a new directory area on the hard disk using the 
  17.     MS-DOS, MD command to make the new directory.
  18.  
  19.     To run the program place the working disk in the A drive and 
  20.     with the A> prompt on the screen type "ADDRESS". All that is 
  21.     needed from now on is to follow the menu prompts as they appear 
  22.     on the screen. If you have a hard disk go to the new directory 
  23.     with the C> prompt on the screen by entering "CD (new name)" 
  24.     and then typing "ADDRESS".
  25.  
  26.     Features :
  27.     ---------
  28.     The program is case sensitive i.e. Lastname = "Doe" is correct,
  29.     Lastname = "doe" or "DOE" is incorrect. With the exception of 
  30.     the country name all names begin with upper case letter.
  31.     Address is designed to work with both International and USA 
  32.     addresses. It allows you to enter the following data for each 
  33.     address in your list :-
  34.           1) Lastname  ; The lastname of the individual. 
  35.           2) Firstname ; A full firstname or nickname - this name is 
  36.     not used for address labels - so this field can be used to 
  37.     remember the name the individual likes to be addressed by when 
  38.     being spoken to on the telephone or in person.
  39.           3) Initials  ; Initials to be used on address labels.
  40.     For example, "A.L."
  41.           4) Title     ; Mr. , Dr. , Ms. etc. Particularly important 
  42.     for foreign address where titles are important. For example, the 
  43.     usage of "Don Sr." in Spanish or "Herr" in German.
  44.           5)Co. Title  ; Company title - Vice President, etc. Simply 
  45.     leave blank for non company addresses, such as friends.
  46.           6) Company ; Company name - leave blank for non company.
  47.           7) On Mail List ; Logical field enter Y or N for yes or no.
  48.     A yes entry will flag the address for regular mailings such as 
  49.     company reports, sale notices, etc
  50.           8) Active List  ; Logical field enter Y or N as above. A 
  51.     refinement to the mailing list which allows selection of those 
  52.     addresses which have responded to mailings.
  53.           9) Home address ; Logical field enter Y if home address N 
  54.     if company address. Distinguishes between Home and Office 
  55.     address
  56.           10) Street ; Street name and number.
  57.           11) Suburb ; Additional space for foreign addresses only -
  58.     leave blank for USA addresses.
  59.           12) City ; Town or City
  60.           13) State ; Two letter code if in USA - the program will 
  61.     check the code if it is incorrect you will be prompted for the 
  62.     correct state name and the code for that state will be displayed
  63.           14) Zip ; Zip code accepts European and USA format
  64.           15) Country ; Enter country name in upper case. If not 
  65.     entered correctly prompt will give selection of correct country 
  66.     spellings. Do NOT leave blank
  67.           16) Country Code ; Country code for direct dialling. USA 
  68.     is "1", England is "44", etc. Do NOT leave blank.
  69.           17) Home Area code and Home number
  70.           18) Work area code and work number
  71.           19) Telex number
  72.           20) Alternative work number ; useful in foreign countries 
  73.     where telephone service less reliable than the USA.
  74.     
  75.     Printing :
  76.     ----------
  77.     Once the information is entered the following reports and labels 
  78.     can be printed :
  79.           1) Labels
  80.     The label printing facility requires 3.8" wide by 15/16" high 
  81.     labels on a 9.5" carrier - 2 across the page.
  82.           1.1) USA home and company addresses. Company addresses use 
  83.     the company name and the the company title of the individual.
  84.           1.2) International home and company addresses
  85.           1.3) Mailing list labels - international and USA
  86.           2) Addressbook - printer must be capable of 17 cpi
  87.     The addressbook prints an address listing in book form, for both 
  88.     company and home addresses - telephone and telex numbers are 
  89.     also printed.
  90.           3) All Addresses - requires 17 cpi and wide printer
  91.     An address listing in report form of addresses in the database
  92.           4) Telephone list a list of telephone numbers arranged 
  93.     alphabetically by lastname. Wide printer or 17 cpi.
  94.  
  95.     Other :
  96.     ------
  97.     Records in the file can be found by company or lastname and 
  98.     edited or removed.
  99.     Records can be added by company or lastname - duplicates are 
  100.     permitted (so that both the home address and company address for 
  101.     an individual can be stored), but the program will flag them to  
  102.     avoid inadvertant duplication.
  103.  
  104.